Der erste wichtige Schritt ist die Angabe von Stammdaten Ihres Betriebes, die der Gast auf der CapCorn Internetplattform im Falle einer Anfrage erhält. Es steht Ihnen frei, welche Informationen Sie angeben. Diese Eingaben können natürlich auch jederzeit geändert/aktualisiert werden.
Achtung: Es kann sein, dass Felder wie etwa „Hausbezeichnung“, „Telefonnummer“, „Fax“, „Kategorie“, „Haustyp“ usw. nicht editierbar sind. In solchen Fällen werden die Daten vom Tourismusverband bzw. Fremdenverkehrsbüro vorgegeben. In diesem Fall sind die Felder wie in der folgenden Abbildung grau hinterlegt. Wenden Sie sich an Ihren TVB wenn Sie hier Änderungen machen möchten.

An ihre „Mailadresse Buchungen“ werden von CapCorn automatisch Buchungsinformationen gesendet. Achtung: Wird keine „Mailadresse Buchungen“ angegeben, so können Ihnen keine automatischen Buchungsanfragen zugesandt werden (siehe „Zimmerdaten“).

Die „Parameter Website DE bzw. EN“ bieten die Möglichkeit, dass Sie unsichtbare Parameter an den Link zu Ihrer Website anhängen (z.B. um das Tracking zu optimieren). In der Darstellung sieht der Gast nur den Link aus dem Feld "Link Website DE bzw. EN". Beim klick auf den Link wird er aber an die Adresse aus "Link Website" + "Parameter Website" geleitet.

Die „Hausbeschreibung deutsch/englisch“ kann nur max. 100 Zeichen umfassen. Der Grund dafür liegt in der zu wahrenden Übersichtlichkeit des Systems. Für Zusatzinformationen über Ihren Betrieb gibt es den „Internet-Link“ zur Homepage des Hauses.

In das Feld „AGBs - Link deutsch bzw. englisch“ können Sie, falls gewünscht, die Webadresse Ihrer (auf der Internetseite Ihres Betriebes angeführten) Buchungsbedingungen eingeben, z.B. in der Form www.*meineigeneshotel*.com/buchungsbedingungen. Analoges gilt für „URL Angebotserläuterung“.

„Ortstaxe - bei Zimmer / Appartement inkl.“ - Wird eine dieser Kontrollboxen ausgewählt, erscheint im Online-Angebot anstatt „Die angegebenen Preise verstehen sich ohne Ortstaxe“ der Hinweis „Ortstaxe inklusive“. Sie können hier für Zimmer und Appartement eine seperate Einstellung treffen.

Unter „Kategorie“ steht zur Auswahl: „Nicht offiziell kategorisiert, 2 Sterne Hotel (**), 3 Sterne Hotel (***), 4 Sterne Hotel (****),5 Sterne Hotel (*****), Jugendgästehaus“. Viele Betriebe führen aber statt „Hotel“ die Bezeichnung „Pension“ oder „Ferienhof“. Wählen Sie in diesem Fall dennoch „Hotel“ mit der entsprechenden Kategorisierung (Sterne), da Gäste aus dem nicht-deutschsprachigen Ausland oftmals nicht wissen, was z.B. eine „Frühstückspension“ ist. „Hotel“ ist der international gängige Begriff für eine Gastwirtschaft mit Übernachtungsmöglichkeit.

Das Menü „Haustyp“ unterscheidet zwischen: „Hotel, Gasthof, Berghotel/Berggasthof, Aparthotel, Hotel garni, Pension, Frühstückspension, Privatzimmer, Jugendgästehaus“ und „Apartmenthaus“. Dies spezifiziert zunächst nur das Haus, die Zimmer können mit zusätzlichen Informationen versehen werden (siehe „Zimmerdaten“). Falls man seinen Betrieb jedoch anders als angeführt, z.B. als „Landhaus“ bezeichnen will, sollte eine dementsprechende „Hausbezeichnung“ eingegeben werden (Abb.4).

„Verpflegungsangebot“ umfasst „Frühstück, Halbpension, Vollpension, Ohne Verpflegung, All inclusive“, zusätzlich können Alternativen angegeben werden, falls Sie z.B. Halbpension oder wahlweise nur Frühstück anbieten. Diese Verpflegungsvarianten haben nur in der Unterkunftsliste eine Bedeutung. Setzt der Gast in der Suchanfrage einen Verpflegungswunsch, dann greift das System auf die jeweiligen Verpflegungseinstellungen des Zimmers zu bzw. sieht nach ob es zu den Zimmern eventuell Verpflegungsvarianten gibt.

Der „Wechseltag“ ermöglicht Ihnen, einen wochenweise An- und Abreisetag festzulegen (siehe „Zimmerplan“).

„Lokale Merkmale“ definieren vier wichtige Merkmale für einen Gast wie Nähe Bushaltestelle, Zentrumsnähe, Liftnähe und ruhige Lage. Aktivieren Sie die jeweilige Checkbox wenn das Merkmal auf Ihren Betrieb zutrifft.

Zahlungseinstellungen

„Onlinebuchung“ zeigt an, ob Ihr Betrieb auch online buchbar ist. Bei "nicht aktiv" kann Ihnen der Gast nur eine Anfrage senden. Ist dies der Fall, können Sie auch diverse Zahlungseinstellungen nicht einsehen.

„Reiseversicherung“ bietet dem Gast die Option eine Reiseversicherung abzuschließen. Dabei arbeiten wir hier mit der Europäischen Reiseversicherung. Wobei das Handling des Vertragsabschlusses der Vermieter selbst übernehmen muss. Wir informieren Sie lediglich über den Wunsch des Gastes ob er eine Reiseversicherung haben möchte.

„Anfrage“ zeigt an, ob Ihr Betrieb neben der online Buchung auch Anfragen erlaubt.

„Online buchbar für“ zeigt an, wie viele Tage in die Zukunft Ihr Betrieb buchbar ist. Anschließend steht er automatisch nur auf Anfrage zur Verfügung. Hilfreich für Betriebe die Verträge mit Agenturen haben wo sie nur kurzfristige Buchungen durchführen dürfen bzw. nur für diese keine Penale zahlen müssen.

„Höhe der Anzahlung“ - Hier können Sie einstellen wie hoch die Anzahlung des Gastes bei der Buchung sein soll. Diese Einstellung betrifft alle Zahlungsmethoden. Die Auswahl "nur zur Sicherstellung" ist nur dann erlaubt, wenn Sie ausschließlich Kreditkarten akzeptieren.

„Anzahlungsfrist für den Gast“ - Diese Frist gibt an wie lange der Gast Zeit hat seine Anzahlung durchzuführen. Gültig ist diese natürlich nur bei Anzahlung per Überweisung bzw. per Payment Provider. Des weiteren darf diese Frist nicht die "akzeptieren bis" Frist übersteigen.

„Online buchbar bis“ zeigt an, wie viele Tage vor Anreise bzw. bis zu welcher Urhzeit am Anreisetag der Gast noch online buchen kann. Wird die Frist unterschritten steht das Haus auf Anfrage zur Verfügung.

„akzept. Kreditkarten“ - Setzen Sie die Checkboxen bei jenen Kreditkartentypen welche Sie als Anzahlungsmittel akzeptieren.

„Überweisung“ - Um eine Anzahlung per Überweisung zu akzeptieren müssen Sie hier die Checkbox aktivieren. Anschließend geben Sie Ihre IBAN und BIC in den entsprechenden Feldern ein. Sie müssen auch eine Frist setzen wie viele Tage vor Anreise Sie noch eine Anzahlung per Überweisung akzeptieren. Diese Frist muss natürlich größer sein als die "Anzahlungsfrist für den Gast" welche Sie oben definiert haben.

„Payment Provider“ - Um eine Anzahlung per Payment Provider zu akzeptieren müssen Sie hier die Checkbox aktivieren. Anschließend geben Sie die URL zu Ihrem Provider ein. Sie müssen auch eine Frist setzen wie viele Tage vor Anreise Sie noch eine Anzahlung per Payment Provider akzeptieren. Diese Frist muss natürlich größer sein als die "Anzahlungsfrist für den Gast" welche Sie oben definiert haben.

„Keine Anzahlung“ - Mit der Aktivierung dieser Checkbox akzeptieren Sie auch Buchungen ohne Anzahlung. Die Möglichkeit zur Buchung ohne Anzahlung bekommt der Gast aber nur wenn Sie keine Kreditkarten akzeptieren und auch eine Überweisung oder Zahlung per Payment Provider nicht bzw. nicht mehr erlaubt ist.

Wichtige Merkmale der Zahlungseintellungen

• Wenn Sie mehrere Zahlungsmöglichkeiten erlauben bekommt der Gast eine Auswahlmöglichkeit all jener Zahlungsmöglichkeiten die zum Zeitpunkt der Buchung auch erlaubt sind (Fristen müssen erfüllt sein).


• Wenn Sie Kreditkartenzahlung akzeptieren ist diese immer eine Option für den Gast. Es kann zu keiner Buchung ohne Anzahlung kommen und somit ist auch die Option "Buchungen auch ohne Anzahlung akzeptieren" hinfällig.


• Eine Sicherstellung ist nur bei Kreditkarten möglich. Sobald Sie Überweisung bzw. Payment Provider akzeptieren möchten müssen Sie mind. 5% Anzahlung fordern.


• Anzahlungsfrist für den Gast muss immer kleiner sein als die "akzeptieren bis" Fristen.


• Wenn aufgrund der Fristen keine Anzahlung per Überweisung bzw. Payment Provider mehr möglich ist und Sie keine Kreditkarten akzeptieren, dann bekommt der Gast immer noch die Möglichkeit Ihnen eine Anfrage zu senden. Außer Sie setzen die Option "Buchungen auch ohne Anzahlung akzeptieren", dann kann der Gast ohne Anzahlung buchen. Die Buchung ist genauso rechtsverbindlich wie mit Anzahlung.

Diverses

„automatische Lückenregel deaktivieren“ - das CapCorn Buchungssystem bietet standardmäßig die Funktionalität, dass Lücken auch bei einem größeren Mindestaufenthalt trotzdem verkauft werden - natürlich aber immer nur die vollständige Lücke. Wenn Sie z.B. zu Beginn der Saison einen Mindestaufenthalt von 7 Nächte definieren und dann bei einem Zimmer eine 7 Nächte-Buchung und eine 10 Nächte-Buchung erhalten, kann eine Lücke von 4 Nächten übrig bleiben. Obwohl in dieser 4 Nächte-Lücke noch immer ein Mindestaufenthalt von 7 Nächten definiert ist, verkauft das System das Zimmer auch für 4 Nächte - keinesfalls jedoch für 3 Nächte oder weniger.

„nur ein Datum in Kopfzeile des Zimmerplans anzeigen“ - Im der Datumszeile des Zimmerplan werden grundlegend zwei Tage dargestellt. Dies liest sich wie die Nacht vom 23. (oberes Datum) auf den 24. (unteres Datum). Wenn Sie lieber mit einem Datum (Anreisetag) in der Kopfzeile arbeiten möchten, aktivieren Sie einfach diese Checkbox und speichern Sie Ihre Einstellungen ab.

„E-Mail senden wenn bei FTP Import Fehler auftreten“ - Manche Betriebe aktualisieren die Daten am Server durch einen FTP Upload welchen meist das PMS automatisch vornimmt. In seltenen Fällen entstehen durch die Hotelsoftware Fehler. Diese Fehler werden dann per Email dem Betreiber mitgeteilt. Um bis zur Behebung des Fehlers die Flut an Emails ein wenig einzudämmen kann man hier die Emails deaktivieren. Vergessen bitte nicht nach der Behebung des Fehlers die Funktion wieder einzuschalten.

„Betrieb sperren“ - Die Betriebssperre kann nur vom Verband oder von einem Administrator gesetzt werden. Manche Verbände wünschen die Option einen Betreiber bei gewissen Verstößen sperren zu können. Sollte hier "aktiv" ausgewählt sein, wird Ihr Betrieb nicht mehr gelistet. Kontaktieren Sie Ihren Tourismusverband.