Zimmer anlegen / bearbeiten

„Importschnittstelle“: Wenn Sie mit einer Hotelsoftware arbeiten und darin die Möglichkeit haben, Ihre Freimeldedaten elektronisch an das Fremdenverkehrsbüro zu übermitteln, so schreiben Sie bitte in dieses Feld die selbe Nummer, die das anzulegende Zimmer in dieser Software besitzt. Dadurch können bei der Datenübertragung die entsprechenden Änderungen, die Sie soeben in der Hotelsoftware unternommen haben, automatisch auch im Webinterface durchgeführt werden. Das Selbe gilt auch für „Kategorie (Importschnittstelle)“, nur dass hier nicht nur Nummern, sondern auch Buchstaben eingegeben werden können.

„Priorität im Angebot“ legt fest, welche Zimmer zuerst und welche zum Schluss angeboten werden. Ein Zimmer mit hoher Priorität wird dem Gast auf der Internetplattform zuerst angeboten. Erst wenn diese alle belegt sind, geht das System zu Zimmern niedriger Priorität über.

„Gruppe (Seite am Zimmerplan)“ bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zimmerplan übersichtlicher zu gestalten. Die Ordnung der Zimmer in Gruppen kann unter beliebigen Gesichtspunkten erfolgen. Sie sollte jedoch nach einem für Sie passenden Ordnungsschema gewählt werden, wobei pro Gruppe etwa 10 bis 25 Zimmer zusammengefasst werden sollten. Typische Gruppierungsschemata wären z.B. Zahl der Betten, Einteilung in Stockwerke, Einteilung nach Ausstattung, etc. (siehe „Zimmerplan“).

„Zimmer voll buchbar“ bedeutet, dass der Gast ohne Ihr Zutun ein Online-Angebot für ein Zimmer erhält und dieses gleich für sich reservieren kann. Dies wird in Ihren Online-Zimmerplan (siehe „Zimmerplan“) eingetragen und Sie erhalten per Email (an Ihre „Mailadresse Buchungen“, siehe „Stammdaten“) eine automatisch erstellte Buchungsanfrage (was aber noch keine bindende Buchung ist, der Gast muss stets auf eine Rückbestätigung von Ihnen warten, sonst hat er keinen Rechtsanspruch auf das Zimmer.

„Nur anbieten, aber nicht buchbar“ bewirkt, dass der Gast zwar ein Online-Angebot für ein (oder mehrere) Zimmer erhält, aber keine Reservierung durchführen kann. Dies gibt Auskunft über die Zimmeranzahl, die Ausstattung, den Preis pro Person und Nächtigung (bzw. Miete pro Nacht bei Appartement), mögliche Zu- und Abschläge und den ungefähren Gesamtpreis. Wenn der Gast mit dem Angebot einverstanden ist, so muss er selber, im Gegensatz zu „Zimmer voll buchbar“, mit Ihnen Kontakt aufnehmen.

„Nicht anbieten“: Der Gast wird informiert, dass Sie etwas frei haben, er erhält aber weder ein Angebot noch wird eine automatische Buchungsanfrage erstellt. Er muss sich eigenhändig bei Ihnen wegen dem freien Zimmer erkundigen, dazu ist ihm auch die Anschrift, Telefonnummer, Internetseite und Mailaddresse Ihres Betriebes bekannt gegeben worden.

„Fremdanbieter Leistungs-ID“: Für den Datenabgleich mit einem Fremdanbieter, z.B. Deskline, möglich bei Kunden, die den Fremdanbieter parallel zu CapCorn verwenden.

„Minimal- / Maximalbelegung“: das Zimmer wird nur angeboten, wenn die vom Gast in seiner Anfrage angegebene Personenanzahl innerhalb dieser Schranken liegt.

„Standardbelegung“: da es die Möglichkeit gibt, Ab- bzw. Zuschläge bei Mehr- bzw. Unterbelegung des Zimmers einzuberechnen, muss hier ein Standard festgelegt werden, damit das Programm ermitteln kann, wann es sich um eine Mehr- (Personenanzahl größer als Standardbettenanzahl) oder um eine Unterbelegung (Personenanzahl kleiner als Standardbettenanzahl) handelt, bzw. wie viele Zusatzbetten es gibt.

„Anzahl der Wohn- / Schlafräume“: Geben Sie hier bitte die Anzahl der Räume ein, sie dient dem Fremdenverkehrsbüro zu statistischen Untersuchungen.

„ermäßigbar“: Falls Sie Ermäßigungen irgendeiner Art im betreffenden Zimmer (z.B. bei Überbelegung) anbieten, können Sie hier die Anzahl der Personen pro Zimmer angeben, die in den Genuss dieses Nachlasses kommen können. (z.B. wenn in einem Zweibettzimmer bei einer Belegschaft von 3 Gästen einem davon Ermäßigung zugestanden werden soll.

„Vollzahler mindestens“: Wenn in einem Zimmer Ermäßigungen jeglicher Art erst ab einer gewissen Mindestanzahl an Vollzahlern (z.B. ein 4-Bett-Zimmer, in dem es die Möglichkeit gibt, dass 2 Eltern mit 2 Kindern in den Genuss einer Ermäßigung für die 2 Kinder kommen können, jedoch NICHT eine Oma mit 3 Kindern) angeboten werden sollen, so gibt man hier die Mindestanzahl dieser Vollzahler ein.

Wichtig: Im Zweifelsfall immer für den Vermieter, d.h. z.B. wenn ein Zimmer mit „Bettenanzahl max“ = 5, „ermäßigbar“ = 3, „Vollzahler mindestens“ = 3 festgelegt wurde und ein Gast für 5 Personen anfragt, so kann er trotz „ermäßigbar“ = 3 maximal 2 Ermäßigungen in Anspruch nehmen, da die Eingabe „Vollzahler mindestens“ über die Eingabe „ermäßigbar“ dominiert!

Alle neu erstellten Zimmer werden in Ihrem Zimmerplan automatisch in der jeweiligen Zimmerplangruppe hinten angereiht.

Wichtig: Um zu erreichen, dass ein Zimmer im Internet weder buchbar ist, noch angeboten wird, oder auch nur als frei erscheint, müssen Sie dieses über den ganzen „Zimmerplan“ als belegt melden!

Unter-/Mehrbelegung

Abb.1

Hier können Sie definieren bei welcher Zimmerbelegung (Anzahl der Personen im Zimmer) Sie wieviel Zuschlag aufschlagen bzw. welchen Rabatt Sie gewähren. Achtung: Bei Hotelzimmern wird der Rabatt bzw. Zuschlag für jede Person immer Zimmer verrechnet! Bei Appartements wird der Zu-/Abschlag pro Appartement pro Nacht verrechnet, unabhängig der Belegung. Dazu gibt es 4 verschiedene Einstellungsmöglichkeiten:

„Zuschläge und Nachlässe“: Maximal 4 Mehrbelegungen welche von der Mindestbelegung aufwärts berechnet werden und maximal 4 Unterbelegungen welche von der Maximalbelegung abwärts berechnet werden stehen zur Verfügung.

„Zuschläge und Nachlässe bezogen auf Standardbelegung“: hiermit können Zu-/Abschläge ausgehend von der Standardbelegung definiert werden. Beträgt die Mindestbelegung z.B. 1 Person, aber die Standardbelegung ist 2 Personen (bedeutet -> ein Doppelzimmer als Einzelzimmer zu vermieten) dann gibt es die Möglichkeit einen Aufschlag für die Einzelbelegung zu definieren.
Bei Appartements ist dies genau anders rum. Hier würde bei Standardbelegung gleich 2 Personen die Möglichkeit bestehen für 1 Person einen Abschlag zu definieren. Denn Appartements werden bei Unterbelegung billiger.
Das gleiche gilt auch für Belegungen von der Standatdbettenzahl aufwärts bis zur Maximalbettenzahl.

„Nachlässe bzw. Zuschläge bei Unterbelegung“: Hier ist Ausgangspunkt die Maximalbettenzahl. Von dieser ausgehend gibt es max. 8 Möglichkeiten einen Zuschlag (ist bei Hotelzimmern der Fall) bzw. einen Abschlag (bei Appartements) zu definieren. Unteres Ende stellt die Minimalbettenanzahl dar.

„Zuschläge bzw. Nachlässe bei Mehrbelegung“: Hier ist Ausgangspunkt die Minimalbettenzahl. Von dieser ausgehend gibt es max. 8 Möglichkeiten einen Abschlag (ist bei Hotelzimmern der Fall) bzw. einen Zuschlag (bei Appartements) zu definieren. Oberes Ende stellt die Maximalbettenanzahl dar.

Inkludierte Verpflegung


Abb.2

In CapCorn 5.0 haben Sie die Möglichkeit zu definieren, welche Verpflegungsart bei Ihrem Zimmer im Preis (lt. "Preistabelle") inkludiert ist. Sie können hier das Angebot für Sommersaisonen bzw. für Wintersaisonen unterschiedlich definieren. Wie in Abb.2 zu sehen ist, weist dieser Betrieb seine Zimmer inklusive Halbpension aus (Sommer sowie Winter). Möchten Sie Ihr Zimmer z.B. gegen einen Abschlag auch nur mit Frühstück anbieten müssen Sie dazu eine Verpflegungsvariante mit entsprechenden Einstellungen erstellen (mehr dazu bei "Verpflegungsvarianten").